Het Chinese Nieuwjaar: méér dan nieuwjaar alleen – Project Manager Elieke vertelt

Zoals de Nederlandse etalages in aanloop van de feestdagen al weken schitteren van lichtjes, glitters en kerstballen, worden in China langzaam de lampionnen, vredesdraken en het Chinese vuurwerk weer uit de kast getrokken. Maar dan voor het Chinese Nieuwjaar dat komend jaar op 25 januari plaatsvindt. Een grootse Chinese nationale feestdag die ook wij jaarlijks niet aan ons voorbij laten gaan. Naast relatiegeschenken en -evenementen die we organiseren rondom het Chinese Nieuwjaar, wijden we elk jaar wel een blog of twee aan de achtergrond ervan. Want wat maakt deze feestdag nou zo belangrijk? En wat is de impact ervan op onze werkzaamheden? Vandaag spraken we hierover met onze Nederlandse projectmanager Elieke Knechten.

Een combinatie tussen kerst en zomervakantie

Al ruim een jaar is Elieke senior projectmanager bij We R Asia. In deze hoedanigheid maakt ze dus nu al voor de tweede keer het Chinese Nieuwjaar mee, waardoor ze wel een aardig beeld heeft van deze feestdag: “Wij kijken normaal gesproken uit naar de kerstvakantie, of zomervakantie. Zo moet het Chinese Nieuwjaar een beetje gezien worden; als een zomervakantie. Iedereen krijgt wel tot 2 of 3 weken vrij om terug te gaan naar familie. Dat is natuurlijk ook een beetje kerstig; samen met je familie zijn.”

Onze periode van kerst en oud en nieuw komt is ook alweer in nabij zicht. Inderdaad een mooie tijd om met familie te zijn. Toch ligt dat in China nog net iets gewichtiger tijdens het Chinese Nieuwjaar. “Ze vinden het nóg belangrijker dan dat wij de feestdagen hier vinden. Alle Chinezen hebben in deze periode vrij om naar hun familie terug te reizen. Dat is ook heel belangrijk, want veel Chinezen werken erg ver van hun geboorteplaats af. Daarnaast gaan ze in China anders om met vakantie- of vrije dagen dan wij. Hun vakantiedagen zijn namelijk vastgesteld rondom de nationale feestdagen. Eigenlijk is het vergelijkbaar met vakanties op basisscholen in Nederland: er zijn vaste periodes waarop heel China vrij is. Aan het Chinese nieuwjaar wordt dus collectief extra veel waarde gehecht.”

Impact op onze werkzaamheden

Deze belangrijke feestdag kán natuurlijk niet anders dan een behoorlijke impact hebben op onze werkzaamheden. Want ook onze leveranciers vieren het Chinese Nieuwjaar. “Al ver voor het officiële Chinese Nieuwjaar gaan leveranciers dicht, of werken ze maar op halve kracht. Ze communiceren al te stoppen met hun werkzaamheden vanaf 10 januari en beginnen pas weer rond 3 februari. Zelfs de haven is een paar dagen dicht. Heel China staat gewoon voor twee weken helemaal stil,” legt Elieke uit.

Impact voor onze klanten

Het is bij ons op kantoor natuurlijk even schakelen om alle producties en leveringen op een juiste manier rondom het Chinese Nieuwjaar te plannen. Dit is volgens Elieke ongeveer een  4 á 5 maanden durend proces: “We communiceren tijdig naar onze klanten het belang van het Chinese Nieuwjaar en rond welke periode het plaatsvindt. We vertellen wat een belangrijke dag het is voor onze collega’s en wat voor vertragingen het op kan leveren. Dus als een klant een product vóór een bepaalde datum nodig heeft, moet dat ongeveer 4 á 5 van tevoren worden besteld. Voor sommige klanten zelfs een half jaar. We trekken daarvóór zelf al wel aan de bel bij onze klanten. Maar we zijn daar qua planning zeker al wel een half jaar van tevoren mee bezig.”

Niet alle aanvragen benodigen daarentegen een halfjaarlijkse planning. We hebben een aantal klanten waar we een geruime tijd mee samenwerken, waardoor we al bekend zijn met de productie van hun aanvraag. “Zo’n aanvraag heeft normaal een levertijd van 25 dagen, dus die kunnen nog een stuk later worden ingeschoten. Maar ik merk deze week al dat zulke re-orders ook niet meer geleverd kunnen worden vóórdat de leveranciers hun werkzaamheden stoppen. Veel klanten plaatsen nu natuurlijk nog snel hun order, waardoor er meer druk op komt te staan. Wij moeten het nu vooral op ons netwerk in China verhalen om bepaalde dingen nog voor elkaar te krijgen.”

En hebben we de boot weleens gemist tijdens het Chinese nieuwjaar?

De vraag of het al een keer mis is gegaan kon Elieke helaas niet ontkennen: “We proberen aanvragen echt zo tijdig mogelijk te plaatsen, en ook onze leveranciers te bewegen om bepaalde zaken nog voor het Chinese Nieuwjaar te produceren, maar sommige dingen liggen buiten onze macht. Vorig jaar hadden we een productie die vóór het Chinese Nieuwjaar klaar was en verzonden werd naar allerlei verschillende landen. Dan denk je het goed te hebben geregeld, maar ook de verzender viert Chinees Nieuwjaar. En blijkbaar hadden ze het op het laatste moment niet gered om te leveren aan een paar landen, waardoor de productie een aantal weken niet kon worden geleverd. Daar hebben we dan gewoon geen invloed op en dat kan wel vervelend zijn.”

Het Chinese Nieuwjaar heeft dus nogal wat impact op onze werkzaamheden. Maar zoals Elieke zelf aangeeft is het eigenlijk gewoon een kwestie van communicatie: “Het is een jaarlijks evenement dat terugkeert waar je rekening mee houdt en heel duidelijk over communiceert naar je klanten toe. Zolang bij alle partijen duidelijk is wat de impact van het Chinese Nieuwjaar is, kun je een hele hoop sturen.”